28 лайфхаков для эффективности пиарщика

Когда в разговоре всплывает слово «фрилансер» (а тем более пиарщик на фрилансе), сразу возникает образ не самого дисциплинированного и эффект-ориентированного человека.

Я работаю PR-консультантом больше пяти лет: приходится постоянно совмещать работу над несколькими проектами, встречи с клиентами и журналистами, саморазвитие, спорт и заботу о себе, конференции и командировки. За это время я выработала свои правила личной и профессиональной эффективности, которыми хочу поделиться в этой колонке — возможно, они кому-то пригодятся.

Правильный старт

Утро — самое продуктивное для меня время. Через 30 минут после сна я уже полноценно работаю. Первые 3 часа я самый продуктивный и дисциплинированный человек на свете. Поэтому сложные и кропотливые задачи выполняю утром. Встречи и звонки стараюсь назначать не раньше 11:00.

Сразу создаю рабочую обстановку без отвлекающих факторов: не открываю социальные сети и не беру трубку, пока не закончила важную задачу. Но это вряд ли работает, если вы SMM-специалист:)

Каждое утро занимаюсь спортом. В командировках и в отпуске тренируюсь до завтрака, заранее выпив два стакана воды и съев банан. В Москве — через два часа после завтрака. Если рано утром встреча, тренируюсь, как в отпуске. Полностью согласна с нейробиологом Венди Сузуки: «Занимайся спортом до начала умственной активности».

По утрам медитирую — это помогает справляться с эмоциями. Ведь чтобы выигрывать время, необходимо исключать эмоции, которые негативно влияют на качество вашей работы. Представьте, что вы на суде присяжных, которые принимают решение, основываясь на фактах. Что вы делали в прошлом, определяет ваше будущее. Поэтому не позволяйте эмоциям управлять вами и вашим временем.

Сохранение энергии

У каждого человека свой запас энергии, которую он может потратить на работу за день. Я заметила, что могу беспрерывно и сфокусировано работать 5–6 часов. Другими словами, не расходую свой запас на лишнее. Например, если мне пришло письмо по проекту, который я буду обсуждать только завтра, я открою и прочитаю его завтра.

В течение дня не позволяю звонить сервисам и банкам (всегда прошу их писать мне сообщения), отписалась от всех рассылок (чтобы они не съедали мое время), кроме двух: PR Bee и Benedict’s Newsletter.

Важно помнить, что с каждым часом ваша работа становится менее продуктивной. Поэтому вечером я выполняю механические задачи: составляю таблицы, делаю мониторинг, прописываю статус задач. А вот люди с другими биоритмами наоборот «просыпаются» к вечеру и в это время чувствуют себя наиболее продуктивными. Всё индивидуально.

Перестала довольствоваться неполной информацией. Пока человек не предоставит мне все вводные, я не приступлю к выполнению задачи.

У меня всегда с собой зарядка для телефона и power bank.

Отдаю на аутсорс всё, что дешевле моего рабочего часа. Например, никогда не делаю уборку сама, сложные вещи отдаю в химчистку. Другими словами, не трачу время на то, чтобы узнать, «как бережно постирать шелковую рубашку».

Не трачу время на решение ежедневной рутины. Например, мой завтрак всегда одинаковый.

Важно: перестала работать на выходных. Максимум — могу написать свою колонку, то есть сделать что-то для себя.

Встречи и звонки

Встречи и звонки стараюсь назначать (инициировать) сама — так у меня есть возможность выбирать день/время/место. При этом, когда иду на встречи, организованные моим клиентом (с партнерами или коллегами), одеваюсь в деловом стиле, минимум — в smart casual. Никогда не позволю клиенту краснеть за меня.

Рабочие встречи провожу за 30–40 минут. Правда, в России это сложно: все любят поболтать о личном. Также стараюсь совмещать встречи с завтраком или обедом.

Соглашаюсь на встречу, только если понимаю ее цель. Есть цель — встретимся, нет — можно созвониться. Если назначаю встречи, то в одном месте и с разрывом в 10 минут максимум. И вообще, я умею расставлять приоритеты. Сначала я это делала с задачами, потом — с проектами, а сейчас — с людьми.

Все звонки планирую на одни дни, а встречи — на другие. В итоге я не скачу со встреч на звонки, а весь день спокойно нахожусь на связи.

Все по плану

Четко планирую неделю. Обычно в пятницу я уже знаю график всей следующей недели и строю ее так: понедельник — дома, вторник—четверг — встречи/мероприятия, пятница — дома. Не всегда так выходит, но для меня это идеальный график.

Своевременно разбираю почту и сообщения. Если не могу ответить сразу, помечаю письмо и возвращаюсь позже, но никогда не оставляю не отвеченным.

Мое правило — отвечать на все письма в течение 36 часов. И важно — я работаю в почте. Когда мне пишут задачу в мессенджере, я пишу ее в письме и отравляю сама себе.

Записываю все задачи. Абсолютно все. Если начинаю задачу, то всегда довожу ее до конца — это железное правило.

Лайфхак: если человек мне говорит «напомни через час» или «перезвони через 30 минут», то я сразу же ставлю на телефоне будильник на это время. Часто люди удивляются, что я перезвонила ровно через час, например, в 11:38.

Задачи по всем проектам я выполняю параллельно. Нет такого, что для проекта Х я выделяю время во вторник, а для проекта Y — в среду.

Использую для работы каждую минуту: в такси делаю звонки или перекусываю, в самолете/Сапсане — пишу письма и тексты, в салоне красоты и по утрам за макияжем смотрю лекции, делаю рабочие звонки.

Ментальная сила

Ежедневно учусь самообладанию. Если вы сохраняете самообладание, ничто не может нарушить ваш внутренний баланс и сбить вас с намеченного курса.

Практикую молчание — это моя самая любимая практика! Она дает невероятные результаты. Иногда я совмещаю молчание с волевым переключением. Например, однажды мне нужно было за 1,5 часа проанализировать исследование на 180 страниц. Я выключила все уведомления в соцсетях, но мобильный выключить не могла — все-таки рабочее время. Я дала себе установку: «мне нужно 1,5 часа, мне не нужны звонки, я переключаюсь на тишину». И звонков не было. 1,5 часа ни одного звонка — такого в моей жизни обычно не бывает. Но практика работает!

Улучшаю свою интуицию. Я научилась трем вещам. Первое — определять момент/ситуацию, когда решение надо принять не разумом. Второе — отпускать, не бояться отложить решение и ждать, формулировать фундаментальный запрос и отпускать надолго. Третье — получать ответы в первые 5 секунд после сна. Это кажется магией, но я получаю ответы на многие запросы именно так. Главное правило: интуицию убивает избыток информации.

У меня есть коуч и ментор. Эти люди помогают мне расти и профессионально, и личностно.

Читаю две книги одновременно. Одна книга всегда о душе/осознанности, а вторая — о мотивации, работе, целях.

Рекомендации:

Лекция Венди Сузуки «Как физическая активность может прокачать ваш мозг». Венди простыми словами и на понятных примерах объясняет, как спорт влияет на активность мозга, креативность, усидчивость и работоспособность.

Книга «Мозг Будды» (Рик Хансон, Ричард Мендиус). Одна из самых полезных книг, которые я прочла за прошедший год. Практически научный справочник по духовному развитию. В книге описаны пошаговые инструкции к разным методикам медитации, объясняется взаимосвязь психологии и физиологии, когда человек испытывает негативные или положительные эмоции. Содержит много советов по коммуникациям, мудрости и достижению счастья. Книга сильно повлияла на мое восприятие себя относительно окружающего мира.

Книга «Алмазный огранщик» (Майкл Роуч) полностью изменила мой подход к работе. В первой части описывается история выпускника Принстона, прожившего много лет в буддийском храме и решившего заняться алмазным бизнесом. Опираясь на тибетские принципы, автор построил многомиллионный бизнес. Во второй части книги приводятся практические советы на всевозможные варианты проблем в бизнесе.

Книга «РеСтарт» (Ирина Хакамада) об интуиции и эмоциях. Я читала ее дважды: первый раз проглотила, а второй — вникала в детали. Книга не простая, информацию и советы необходимо пропускать через себя, задумываться и размышлять. Сам рестарт хорошо делать с вечера пятницы (Ирина подробно описывает механику перезагрузки). Я пробовала два раза — результат потрясающий! А если еще совместить с медитацией и практикой молчания, которую я обожаю (она работает на все 100%), то вы точно ответите себе на все вопросы и найдете себя.

Электронная книга «Психология чемпионов. Мышление, ведущее к победе в спорте и жизни» (Боб Ротелла, Боб Каллен) — о том, как стать исключительным. Невероятно вдохновляющее повествование о мотивации, трудолюбии, упорстве, об обязательствах перед собой и целеустремленности. Автор много пишет о том, как правильно себя оценивать, зачем ценить свой талант и как воспринимать конкуренцию.

Приложение для медитации Breethe содержит не только медитации для разных целей и разной длительности, но и вдохновляющие монологи о любви, духовности, успокаивающие видео, дыхательные практики и мастер-классы, например, как усмирить свое эго.

Приложение Headspace предлагает мини-курсы по решению конфликтов, благодарности, доброте и терпению.

Приложение Insight Timer содержит 15 000 медитаций. Самая большая бесплатная библиотека медитаций, духовных курсов и музыки. Насколько я поняла, каждый пользователь может добавлять свои практики и медитации.

Приложение для чтения электронных книг Читай! (LitRes). В онлайн-магазине можно найти практически любую книгу. В читалке удобно делать закладки, выделять цитаты, которые автоматически группируются в один список. Приложение также показывает сколько % книги вы уже прочитали, а самое главное — всегда запоминает страницу, на которой вы вышли из приложения и открывает ее сразу при запуске приложения.

Приложение для спорта Nike Training. С этим приложением я занимаюсь спортом каждый день, не считая беговую дорожку или пробежки в парке весной и летом. Здесь собрано более 200 комплексных упражнений: от йоги до силовых тренировок для набора мышечной массы. Здесь удобно всё: вы самостоятельно выбираете длительность тренировки, интенсивность, уровень нагрузки, тип тренировки, можете искать занятия по группе мышц, со снаряжением или без и так далее. Вашим онлайн-тренером может быть Криштиану Роналду, Майкл Джордан, Серена Уильямс, Синди Дуайер и другие звезды спорта. Программу можно составлять на 4, 6, 8 недель. С этим приложением вы полюбите спорт!

Приложение для постановки личных целей Wunderlist — это единственный электронный планировщик, который я использую. Здесь вы можете поставить задачу, установить для нее чек-лист, срок, поставить напоминание, добавить хештег. Я использую приложение только как список дел, задач, желаний. Но знаю, что к каждому списку можно открыть доступ нескольким пользователям приложения. Они смогут просматривать задачи, добавлять комментарии, закрывать выполненные таски.

Приложение для звонков Zoom. С помощью этого сервиса я обычно созваниваюсь с иностранными клиентами и коллегами, хотя и российские пользователи всё чаще выбирают Zoom, а не Skype. Участники звонка заранее получают одинаковую ссылку, по которой они присоединяются к беседе. Очень удобно!

Автор статьи: Дина Мостовая