Эффективные способы пригласить СМИ на ваше мероприятие

Анна Кириченко, директор по развитию коммуникационного агентства Redline PR, рассказывает, как правильно пригласить СМИ на мероприятие, чтобы добиться максимальной аккредитации и отклика со стороны представителей изданий.

1. E-mail: классика всегда в моде

Симбиоз приглашения по электронной почте и качественного follow-up — всегда рабочий инструмент. Но, помня, что минимум 1/4 входящих писем журналистов приходится на пиарщиков, необходимо заранее позаботиться о том, чтобы рассылка была эффективной.

Советую придерживаться следующих правил:

• привлекающая внимание и понятная тема письма;
• питч без лишней «воды»;
• указание даты и времени мероприятия;
• карта с указанием места площадки планируемого мероприятия;
• обязательная аккредитация с указанием почты и телефона, по которым можно подать свои данные для списка;
• упомянуть о подарках гостям (их наличие повышает посещаемость более чем на 70%);
• дресс-код (позаботьтесь о том, чтобы все чувствовали себя комфортно).

Также всегда рекомендую прикреплять вложением макет с приглашением. Он должен быть стильно оформлен в цветах бренда/концепции мероприятия и дублировать всю важную и «вкусную» информацию из письма.

2. Мессенджеры делают вас на шаг ближе

Старайтесь поддерживать связь с уже знакомыми вам представителями СМИ посредством социальных сетей и мессенджеров. Лучше всего для этого подходит в первую очередь Facebook, во вторую — WhatsApp.

Здесь вы можете оперативно связываться с коллегами по любым вопросам и лайкать посты и фото, напоминая о себе. В том числе это очень удобный способ приглашения на мероприятие.

Вам не придется думать, дошло ли до адресата сообщение, и тратить время на обзвон. Все просто: отправили, увидели уведомление о прочтении, получили ответ.

Наша внутренняя статистика показала, что в случае такой аккредитации положительная реакция достигается на 48% чаще по сравнению с электронной рассылкой.

Это связано с тем, что, получая от вас письмо в мессенджер, журналист сразу вспоминает о том, что вы знакомы, и это повышает его внимание.

Но в подаче есть важное отличие от почты: лучше отправлять макет с приглашением, сопроводив его приветствием и краткой программой мероприятия. А при дизайне учитывайте, что размер смартфона меньше, чем у ноутбука, и отдавайте предпочтение вертикальной верстке.

3. Повышаем статус приглашения

Отправка в редакции именных писем от генерального директора бренда доказывала свою эффективность не раз.

Найдите каллиграфа (или коллегу с подходящим почерком), который на красивой качественной бумаге напишет заранее согласованный текст письма. Отдайте их на подпись гендиректору и доставьте курьером. После обзваниваем редакторов и аккредитовываем.

Важно, чтобы все приглашения были именными с указанием названия СМИ, это подчеркивает важность получателя.

В этом случае мы столкнулись с особенно интересной статистикой. Пиарщики привыкли, что после рассылки приглашения обязательно нужно обзванивать СМИ, так как ответным письмом редко отвечают, ожидая звонка.

Здесь же с нами самостоятельно и оперативно связались 12 СМИ из 17 приглашенных.

В работе PR и планировании креатива я всегда рекомендую обращать внимание на работу профессиональных маркетологов. Например, идея именных писем к нам пришла от SPLAT.

Покупая эту зубную пасту, каждый раз потребитель достает из упаковки довольно философское письмо от основателя бренда, текст которого меняется ежемесячно. Это повышает лояльность и заинтересованность покупателей. На такие фишки необходимо обращать внимание и брать их на вооружение.

4. Явкой на мероприятие движут креативность и находчивость

Все мы знаем, что аккредитация перед мероприятием — половина дела. Намного важнее, сколько СМИ дойдет до площадки в день Х по факту.

Чтобы явка была максимальной, необходимо подключить смекалку и придумать то, что разбудит потребность во что бы то ни стало посетить событие.

Гарантированные подарки и селебрити далеко не всегда способны достаточно заинтриговать гостей. А вот фан еще никому не мешал!

В этом году перед одной из конференций мы сделали креативную рассылку для садового бренда — СМИ получили курьером приглашения и… один тапок из травы. Второй было обещано забрать уже непосредственно на площадке. В итоге явка СМИ нас порадовала — целых 96%.

И этот трюк можно проделать с любым брендом. Например, сегодня вы получаете одну сережку, а не мероприятии — вторую.

Тот самый тапок из травы, который ждал журналистов на площадке конференции.

5. Пиарщик знает — эмоции повышают лояльность

Уверяю, что костюмированное приглашение — это именно то, что максимально располагает представителей СМИ и зачастую дарит те самые PR-бонусы, которые так обожают пиарщики. Почему? Потому что эмоции — ключ ко всему.

И на этот случай у нас есть прекрасный кейс: в прошлом году мы готовили уютный новогодний вечер для одного из брендов. Актер в костюме зайца лично пригласил редакторов и преподнес им праздничный подарок.

В результате были аккредитованы 29 СМИ из 32 приглашенных! Учитывая, что перед Новым годом журналисты часто разъезжаются по отпускам, такой эффект просто поразительный.

В качестве отдачи мы получили 54 публикации: 42 о бренде в ответ на мероприятие и 12 дополнительных об актуальных продуктах в январе и феврале в знак симпатии.

Еще один прекрасный пример, который можно и нужно взять на заметку. На площадке Moscow Flower Show для бренда Greenworks мы организовали уникальный стенд в виде шахматной доски с внушительной 3-D составляющей из топиарных фигур. Костюмированные аниматоры в роли Алисы и Шляпника вовлекали посетителей фестиваля в небывалое взаимодействие с инновациями и экологией бренда, создавая яркие эмоции и воспоминания.

Бренд Greenworks на площадке Moscow Flower Show.

По итогам конкурса стенд получил серебряную медаль в номинации «Трейд-стенд».

Более 15 000 москвичей и гостей столицы посетили сказочный стенд «Алиса в стране Greenworks». 7000 посетителей получили гарантированные призы — стильные фирменные браслеты Greenworks.

15 анонсов и 16 пост-релизов было опубликовано в различных печатных и онлайн-изданиях по соответствующей тематике.

За 11 дней проведения фестиваля количество подписчиков в социальной сети Instagram увеличилось с 10,9 до 13,1 тыс. человек, т.е. чистый прирост равен 2286 человек.

Поэтому ни в коем случае не стоит подходить к каждому событию с излишним официозом. В нынешних реалиях редакторы приходят на мероприятие в первую очередь для того, чтобы классно отдохнуть, а уже во вторую — для работы, и об этом нужно помнить.