Лидер Российского рынка медиаизмерений

Как собрать и поддерживать базу журналистов для рассылок

Как собрать и поддерживать базу журналистов для рассылок

Три года назад Анна Баташева пришла работать в коммуникационное агентство и нашла здесь километровую базу журналистских контактов. База пугала громадностью и слабой актуальностью. Пользы от нее не было: пресс-релизы возвращались с отбойником «Адрес не найден» или оставались без ответа.

Анна рассказала, как привела в порядок базу контактов. Но сначала — где брать первоначальный список журналистов, если его пока нет.

Что делать, когда базы журналистове ще нет

Даже гениальный пресс-релиз бесполезен, пока не попал в руки нужному журналисту. Ускорить путь материала в СМИ помогает база с имейлами нужных людей. Способов получить начальную версию несколько.

Где-то скачать. Хоть какую-то базу реально собрать по кусочкам в интернете. Подойдут источники вроде справочных сайтов, региональных и городских рейтингов медиаканалов, открытая база «Яндекса».

Плюс: неплохой вариант для тех, кто только начинает собирать базу. Вы получаете стартовый список СМИ с городскими телефонами, почтовыми и электронными адресами редакций.

Минус: среди медиа из справочников много «мертвых душ». Указанные там телефоны не отвечают, почты не работают, потому что многие СМИ переехали, поменяли данные или закрылись. За обновление справочников никто не отвечает, так что актуальные данные таким способом не раздобыть.

Исключение — «Яндекс», здесь все хорошо.

blank

Купить. Да, в интернете предложат готовую базу СМИ или составят ее на заказ по вашим требованиям.

Плюс: есть шанс получить актуальную базу журналистов.

Минус: хорошая, актуальная база стоит непозволительно дорого. Дешевую, скорее всего, соберут из открытых источников со всеми последствиями.

Обзвонить СМИ и собрать контакты. Методично и целенаправленно звонить в каждую редакцию и выяснять контакты журналистов.

Плюс: вы сформируете хорошую базу, выстрадаете каждую клеточку таблицы.

Минус: процесс отнимет много времени и сил. Придется обзвонить СМИ, разузнать, какой журналист и за что отвечает, выпросить их личные данные.

Как я прибралась в старой базе

Итак, какая-никакая база журналистов под рукой: собрали новую или получили по наследству. Теперь хорошо бы проверить контакты, иначе письма вернутся без всякой пользы. Вот почему так происходит.

  • Адреса электронной почты больше не существует.Журналисты часто меняют места работы, а вместе с ними и корпоративные имейлы. Уследить за текучкой в региональных и федеральных СМИ невозможно.
  • В адресе ошибки. Базу СМИ составляют и обновляют вручную. В сколько-нибудь большой таблице с именами, местами работы, телефонами, имейлами, регионами не избежать опечаток или повторов.

Но самый большой риск — даже не «плохие» адреса, а попадание в спам. Такое случится, когда раз за разом шлешь биржевые сводки спортивному журналисту из Карелии, а отчет о питерской конференции строителей — IT-обозревателю в Казань. Получатели раз за разом отправляют такие письма в спам, и вот ваша репутация в сети уже подмочена.

Так что я решила не откладывать работу: последовательно почистила старую базу, дособрала свежие данные и сегментировала журналистов.

Прибралась в адресах. Начала с порядка в существующих данных. Чисто технические ошибки убрала через Dadata.ru: загрузила excel-таблицу и получила базу без дубликатов и опечаток.

Неработающие имейлы вычислила по отчетам ePochta Mailer и убрала адреса, по которым сервис не отправлял письма.

blank

Теперь в базе нет имейлов, на которые пресс-релизы не отправляются. Скриншот: архив автора

Нерабочие электронные адреса чистят также через email-валидаторы: они находят несуществующие адреса и адреса, с которых часто приходят жалобы. Мне знакомы MailValidator и Email Checker, но есть много других вариантов.

Изучила рейтинги «Медиалогии». «Медиалогия» каждый месяц публикует на сайте рейтинги цитируемости: газет, журналов, телеканалов, радиостанций, интернет-ресурсов, даже отдельных журналистов и пабликов в соцсетях.

Я просматривала рейтинги федеральных, региональных, отраслевых СМИ и параллельно заполняла табличку. Если СМИ входило в рейтинг «Медиалогии», сразу отправляла его в нашу базу.

Данные журналистов сервис не публикует, но их легко найти на официальных сайтах СМИ. Это место, где охотно размещают имена и контакты журналистов и редакторов, ответственных за конкретные темы. Для нас, пиарщиков, такая открытость только на руку.

Взяла данные из открытых баз «Яндекса». Большую медиабазу, которую можно систематизировать по регионам, тематике, типу СМИ, я нашла в «Яндексе». Она есть на страничке новостей в разделе «Базы данных СМИ».

blank

Если кликнуть на название из списка, перейдешь на отдельную страницу газеты или информагенства. А там — характеристика, контакты, ссылка на форму обратной связи. Скриншот: архив автора

В моем случае шаг оказался третьим, но при сборе базы с него можно начать.

Проверила в базах госучреждений, какие СМИ не работают.Государственные учреждения собирают и предоставляют данные о СМИ. Например, на сайте Роскомнадзора есть вкладка «Реестры», где можно проверить, работает СМИ или нет, как давно существует и по какому адресу располагается.

База Роскомнадзора выручила, когда в наше агентство пришел клиент, настаивающий на размещении информации только с официальными разрешительными документами. По ней мы выяснили, у каких СМИ порядок со свидетельствами.

Данные об областных СМИ я собрала на сайтах региональных правительств. В 90% случаев на них есть списки действующих СМИ с контактными данными главных редакторов.

Наладила связь с журналистами в Pressfeed. Через этот сайт журналисты ищут экспертов для публикаций. Зарегистрировавшись как эксперт, я нашла легкий способ получить упоминание в СМИ и пообщаться с журналистами.

Конечно, составить с Pressfeed базу с нуля не получится. А вот подкорректировать, добавить новые имена и обкатать методы сотрудничества с корреспондентами — пожалуйста.

Лично пообщалась, с кем могла. Когда мы в агентстве проводим мероприятие, открываем на него аккредитацию журналистов. Редакторы сами связываются с нами и сообщают, кто будет представлять СМИ. Информацию из списков аккредитации сразу переносим в общую базу.

В нашей базе есть графа «Пометки», там мы указываем рядом с именами журналистов названия мероприятий, на которых они работали. Во время звонка по новому вопросу журналист быстрее вспоминает нас, если назвать прошедшее мероприятие.

В базу заносим также любые контакты с корреспондентами, полученные на конференциях и образовательных мероприятиях.

Какая база получилась после чистки

В итоге я освободила базу от бесполезных данных, копившихся годами. А чтобы еще больше ускориться и не сортировать контакты перед каждой рассылкой, создала несколько таблиц: базу региональных СМИ и базы под конкретные проекты.blank

Эта часть базы региональных СМИ. За кадром остались колонки «Тираж/аудитория», «Периодичность», «Даты выхода», «Адрес редакции». Скриншот: архив автора

Если СМИ у вас ну очень много, советую разделять базу не только по регионам. Добавьте колонки с видом СМИ: печатные, интернет, телевидение, радио, блогеры; или тематикой: общественно-политические, экономические, молодежные, культурные, lifestyle.

Также завожу отдельные таблицы под промо-проекты. Например, в базе аккредитаций на мероприятия заполняю поля «Паспортные данные», «Дата рождения», «Автомобиль/водительское удостоверение». Если планируем выдавать брендированные футболки или толстовки, добавляю поле «Размер одежды». Если приглашаем журналиста на бизнес-завтраки или пресс-ланчи, указываем, есть ли у него аллергия и на какие продукты.

Данные в базах под проекты устаревают гораздо реже, чем номера телефонов и электронные почты. Оно и логично — люди остаются в профессии со своими особенностями, даже когда меняются контактные данные.

Как поддерживать актуальность базы

С обновленной базой релизы наконец-то доходят до журналистов, а там и до выполнения KPI недалеко. Чтобы уследить за ее актуальностью, я и сотрудники нашего агентства выполняли такие ритуалы:

  • раз в месяц просматривали рейтинги «Медиалогии» и вносили изменения в таблицу с базой;
  • раз в полгода проводили технический аудит: исправляли ошибки, проверяли действительность адресов. От рутины здесь по-прежнему спасает «Дадата», ePochta Mailer, EmailValidator;
  • перед каждым крупным региональным проектом проверяли в открытых источниках, не появились ли там новые СМИ и не закрылись ли старые. Изменения происходят обычно раз в полгода-год;сразу заносили в таблицу контакты журналистов, полученные при аккредитации, работе с запросом или на личной встрече.

Самостоятельно создать и вести толковую базу данных журналистов реально. И лучше пострадать немного при ее сборе и актуализации, чем сокрушаться, что пресс-релизы никто не публикует.

Обсудить проект
Интересующий вид услуг
Ваше имя
Ваша компания
Телефон
Нажимая на кнопку "Отправить запрос", я соглашаюсь на обработку своих персональных данных
Заказать обратный звонок